¿Por qué ya no existe el Manual de Calidad?

¿Sabía usted que ya no se requiere de un Manual de Calidad?

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Para una empresa certificada bajo ISO 9001: 2008, la gestión de documentos ya es parte de la "cultura" misma de la organización. En la nueva versión, ISO 9001:2015, a lo que se hacía referencia como “documentos” y “registros” ahora se le llama "información documentada".

Parte de la información documentada como el "Manual de Calidad" ya no es un requisito en la versión de 2015.

Manual de calidad: ¿destruirlo o conservarlo?

La empresa es quién decide si se sigue manteniendo este documento en el Sistema de Gestión de Calidad - SGC basado en la utilidad real de esta información documentada. De hecho, para algunas empresas, el manual de calidad se ha convertido con el tiempo en un folleto de ventas y de comunicación dirigido a las partes interesadas; ​​o en la información escrita para los nuevos reclutas y, a veces un documento realizado con el único objetivo de  obtener la certificación ISO 9001.

Atención, es necesario tomar en cuenta de que tanto la política de calidad, el alcance del SGC, la información y las justificaciones que se encontraban en el manual de calidad siguen siendo información documentada obligatoria de la norma ISO 9001: 2015. Con la diferencia que el auditor ya no le pedirá el manual de calidad sino que pedirá la política de calidad, el alcance del SGC y sus justificaciones de exclusión.

En la información documentada obligatoria, la versión 2015 pide más claramente que la versión de 2008, un "enfoque" en los resultados y las acciones decididas. Por lo tanto, algunas informaciones documentadas pueden ser reducidas presentando únicamente aquellos puntos de resultados, conclusiones, planes de acción, objetivos, nuevas exigencias; así como resultados de las revisiones, de las reuniones, de las comunicaciones, etc. Es realmente sobre éstas informaciones que se apoya el ciclo de mejora continua.

La nueva versión de la norma ISO 9001 permite a cada organización revisar todo su sistema de documentación, al mismo tiempo que le permite adaptarlo para conservar solo lo necesario.

Ampliemos…

La decisión de escribir o conservar un documento en un sistema de documentación tiene graves consecuencias para una organización. Ya que, un documento escrito, debe ser redactado una o más veces, debe pasar por una o más validaciones, todo esto de acuerdo a un cadena interna que deberá ser establecida y redefinida según los cambios de posición y salidas de personas que están a cargo de ese documento, y eso sea cual sea el sistema de gestión de documentación utilizado.

Porque, decidir escribir un documento también significa que una o varias personas deben asegurarse de que ese documento no se vuelva obsoleto y de que sea actualizado cuanto sea necesario. Ese documento será entonces sometido periódicamente a redacciones y validaciones. En otras palabras, en las empresas de hoy en día, ese documento debe ser realmente útil, eficaz e indispensable para merecer toda esta atención.

Así que antes de escribir un documento o guardarlo en el sistema de documentación de la empresa, es mejor tomar un momento para determinar los riesgos que correrá la organización si este documento es formalmente documentado.

¿Cómo determinar si se debe crear/conservar una información documentada?

A continuación le proponemos tres motivos a tomar en cuenta al momento de determinar si es necesario o no redactar una información documentada: riesgo, herramienta, requisito.

Solo basta con que uno de estos tres motivos se cumpla para que sea necesaria la redacción / revisión o mantenimiento de información documentada.

Pregúntese ¿Cuáles son los riesgos que corremos si este documento no es formalmente documentado en el sistema de documentación de nuestra empresa, de nuestra organización?

  • Riesgo: Si el documento trata un riesgo interno o externo es un documento indispensable que debe ser redactado, actualizado o mantenido en su sistema de documentación. Por otra parte, si el documento no existe y no pone en riesgo o no aporta facilidad, comodidad o fluidez para llevar a cabo nuestras tareas y misiones no es necesario redactarlo o conservarlo.
  • Herramienta: Si el documento cubre una experticia, una manera de hacer las cosas que aún no dominamos o que solo algunas personas de la organización dominan; el contenido de este documento es por consiguiente esencial al buen funcionamiento de nuestra organización: debemos redactarlo para evitar pérdida de experticia, habilidades y conocimientos, ya que puede dañar a nuestra organización. Por otra parte, si el documento nos facilita el día a día o el de las partes interesadas y además nos permite mejorar la organización de nuestra empresa entonces debe de ser redactado, conservado y actualizado cuantas veces sea necesario.
  • Requisito: Si se ha especificado claramente que el contenido del documento debe ser formalizado, entonces el documento debe de ser redactado y actualizado cuantas veces sea necesario para evitar no conformidades. Este requisito puede ser de la norma, legal o reglamentario así como también propio a nuestra organización.

En conclusión, tenga en mente que hoy en día el sistema de documentación de su organización debe brindar valor agregado y no ser una carga para su organización.

 

Sobre la revisión 2015 de ISO 9001

La Norma ISO 9001:2008 fue revisada y actualizada en el año 2015 para poder reflejar ciertas evoluciones provocadas por los cambios en el mundo... [+]

 

Hablemos sobre la ISO 9001:2015

Nigel Croft, Presidente del subcomité ISO que desarrolló y revisó la norma: "[la ISO 9001:2015] es un proceso evolutivo más que revolucionario." [+]

 

Paquete de herramientas Todo en Uno para la certificación bajo la norma ISO 9001:2015

Paquete Todo-En-Uno

Tanto para empresas que ya cuentan con la certificación y desean realizar la transición a la nueva versión o que desean implantar un nuevo sistema de gestión de la calidad.

 

 

Respuestas a preguntas frecuentes

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¿Ya estoy certificado en 2008, que debo hacer para pasar a la 2015?

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